1. Objetivo y marco normativo
El presente manual establece de manera integral los lineamientos, principios y procedimientos bajo los cuales J&Y Defensores S.A.S. realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales de sus diversos grupos de interés. Este tratamiento se ejecuta garantizando de forma irrestricta el derecho constitucional al Hábeas Data de sus clientes, contrapartes, empleados, proveedores y cualquier otro titular de información que entregue datos a La Firma.
Esta política se fundamenta, estructura y rige bajo el marco normativo de la República de Colombia, compuesto principalmente por el Artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 del Sector Comercio, Industria y Turismo) y demás disposiciones legales vigentes concordantes o complementarias.
2. Alcance
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para todos los socios, directores, abogados asociados, empleados, dependientes, contratistas y terceros que obren en nombre o representación de La Firma (en calidad de Encargados del Tratamiento). Su ámbito de aplicación cubre a la totalidad de las bases de datos y archivos, tanto físicos como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento en el ejercicio del objeto social de La Firma.
Esto incluye las operaciones de atención presencial, la gestión de expedientes judiciales y los datos recolectados mediante su plataforma digital oficial https://jydefensores.com/.
3. Principios rectores
En todo tratamiento de datos personales realizado por J&Y Defensores S.A.S., se aplicarán de manera armónica, integral y restrictiva los siguientes principios rectores:
- Principio de legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada de manera clara al Titular de forma previa o simultánea a su obtención.
- Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe explícitamente el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de La Firma, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones constitucionales y legales. Los datos no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
- Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de La Firma se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
4. Finalidades del tratamiento de los datos
Los datos personales proporcionados a La Firma serán incorporados a bases de datos automatizadas y físicas, y serán utilizados de forma estricta y exclusiva para el desarrollo de las siguientes finalidades ligadas a su operación:
4.1. Finalidades de la operación jurídica y defensa técnica
- Prestación de servicios profesionales de consultoría, asesoría jurídica, representación legal y defensa técnica material, con un enfoque especializado en procesos de Derecho Penal y litigio estratégico.
- Gestión, radicación y seguimiento de trámites administrativos, actuaciones judiciales, periciales y extrajudiciales ante la Fiscalía General de la Nación, juzgados, tribunales, altas cortes y demás entidades públicas o privadas dentro del territorio de Colombia.
- Estructuración de estrategias de defensa, análisis probatorio, investigación corporativa o de campo, y procesamiento de datos con la finalidad exclusiva de la defensa material o técnica del cliente bajo mandato otorgado.
- Envío de comunicaciones directas e institucionales relacionadas con el estado de los procesos legales, remisión de notificaciones judiciales, requerimientos de información y actualizaciones de carácter normativo o jurisprudencial.
- Atención, respuesta y resolución de las consultas, agendamiento de citas, asesorías iniciales y solicitudes ingresadas formalmente a través del formulario de contacto y canales interactivos del sitio web institucional.
4.2. Finalidades administrativas y de gestión comercial
- Facturación, cobro persuasivo o coactivo, auditoría contable y gestión tributaria de los honorarios derivados de los contratos de prestación de servicios profesionales.
- Gestión interna, control de asistencia, liquidación de nómina, afiliaciones al sistema de seguridad social y evaluación de los datos personales correspondientes a empleados, contratistas, pasantes y aspirantes en procesos de selección.
- Mantenimiento de la relación comercial con proveedores de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento logístico, informático u operativo de La Firma, incluyendo evaluaciones periódicas de servicio y gestión de pagos.
5. Tratamiento de datos sensibles y amparo del secreto profesional
Debido a la naturaleza especializada de La Firma en el área de Derecho Penal, se requerirá de manera habitual y necesaria el tratamiento de datos calificados legalmente como sensibles. Estos se entienden como aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (tales como antecedentes penales, registros de investigación judicial, datos biométricos, historias clínicas, afiliaciones políticas o convicciones religiosas, entre otros).
Para el tratamiento de estos datos sensibles, J&Y Defensores S.A.S. establece las siguientes reglas de estricta seguridad jurídica:
- Derecho de abstención: El titular tiene la facultad y el derecho constitucional de abstenerse de proporcionar datos sensibles, salvo que exista un deber legal o una necesidad estrictamente ligada al mandato profesional para la adecuada estructuración de su defensa material o técnica.
- Amparo absoluto en el secreto profesional: La Firma implementa medidas de seguridad y confidencialidad reforzadas para proteger esta información, acogiéndose al secreto profesional inviolable consagrado en el Artículo 74 de la Constitución Política de Colombia y regulado por la Ley 1123 de 2007. Toda información sensible compartida por el cliente se encuentra blindada bajo esta reserva legal.
- Autorización cualificada: Solo se tratarán datos sensibles cuando se cuente con la autorización explícita, previa y por escrito del titular, informándole de manera detallada que el uso de dicha información es con la finalidad exclusiva de estructurar su estrategia de defensa procesal o consultoría de alta complejidad.
6. Derechos de los titulares de la información
De conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales objeto de tratamiento cuentan con los siguientes derechos inalienables:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Firma en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Firma para el tratamiento de sus datos, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con la ley.
- Ser informado por La Firma, previa solicitud, respecto del uso y destino que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez agotado el requisito de procedibilidad ante La Firma.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley. No procederá la supresión cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (como la representación en un proceso judicial activo).
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de cualquier tipo de tratamiento por parte de La Firma.
7. Transmisión y transferencia de datos
Para la correcta y eficaz ejecución de la defensa técnica penal o el desarrollo de auditorías forenses y consultorías especializadas, La Firma podrá transmitir datos personales a terceros en calidad de encargados del tratamiento (tales como peritos técnicos, investigadores privados, consultores aliados nacionales o internacionales, o proveedores de software de gestión legal en la nube).
Estas transferencias o transmisiones se realizarán bajo estrictos contratos de transmisión de datos que contengan cláusulas de confidencialidad e idénticos estándares de seguridad a los aquí descritos. J&Y Defensores S.A.S. prohíbe de forma absoluta la comercialización, venta, intercambio o lucro derivado de sus bases de datos.
8. Procedimiento para la atención de peticiones, consultas y reclamos
El área administrativa y de cumplimiento normativo de J&Y Defensores S.A.S. ha sido designada como la instancia responsable de recibir, tramitar y resolver las peticiones, consultas y reclamos relacionados con el ejercicio de los derechos de Hábeas Data.
Canales de recepción
El titular o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos remitiendo una comunicación formal y motivada al correo electrónico oficial de atenciones dispuesto para tal fin, o radicando su solicitud en medio físico directamente en la sede institucional de La Firma en la ciudad de Bogotá, D.C.
Procedimiento para consultas
Las solicitudes orientadas a conocer la información del titular que repose en los archivos de La Firma serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Procedimiento para reclamos
Los reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria) se formularán mediante solicitud que contenga la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo completo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9. Vigencia y retención de archivos
La presente política y manual de procedimientos entra en vigencia a partir del momento de su formalización institucional y publicación en el sitio web oficial de La Firma, derogando cualquier disposición interna anterior que le sea contraria.
Las bases de datos y archivos administrados por J&Y Defensores S.A.S. conservarán su vigencia de tratamiento de forma paralela al tiempo en que se mantenga y requiera la información para el cumplimiento estricto de las finalidades descritas en este documento. Una vez finalizada la relación contractual, el mandato profesional o la causa jurídica que dio origen al tratamiento, los datos se conservarán exclusivamente durante los tiempos exigidos por las normas de archivo vigentes en Colombia, las obligaciones mercantiles, tributarias y los términos legales de prescripción de acciones civiles, penales o disciplinarias derivadas de la relación profesional con los abogados.